Rola informatyki w zarządzaniu firmą

Informatyka to obecnie niezwykle szeroki obszar wpływający na niemalże każdą branżę. Jeszcze niedawno mówiło się o rewolucji informacyjnej, której konsekwencją było wprowadzenie komputerów do większości zawodów. Siłą rzeczy nowe rozwiązania technologiczne pociągnęły za sobą konieczność znalezienia analogicznych rozwiązań softwarowych, czyli stworzenia odpowiednich systemów i oprogramowań dostosowanych do warunków określonych profesji. Bardzo interesującą rolę informatyka odgrywa w rozwoju współczesnych przedsiębiorstw i zarządzania kapitałem ludzkim czy księgowości. Na rynku można znaleźć ogromną liczbę programów służących do optymalizowania niektórych czynności administracyjnych oraz tych związanych z zarządzaniem.

Osoby zainteresowane tą tematyką z pewnością znają taki termin jak system lub oprogramowanie ERP (ang. Enterprise Resource Planning, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Najczęściej jest to sieć aplikacji mających za zadanie sprawną obsługę najważniejszych procesów, które zachodzą w strukturach przedsiębiorstw – zarządzanie finansami i księgowość, środki trwałe, marketing, sprzedaż i zakupy, magazyn i zapasy, produkcja oraz projekty. Każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z większą firmą zatrudniającą kilkadziesiąt czy nawet kilkaset pracowników doskonale wie, jak istotne jest usprawnienie tych wszystkich czynników w taki sposób, by można je kontrolować z pozycji kilku paneli.

Systemy ERP nie są nowością

Oprogramowanie ERP dla firm to wbrew pozorom nie jest wynalazek XXI wieku. Już w latach 50. XX wieku zaczęły pojawiać się pierwsze (wprawdzie bardzo prymitywne) systemy odpowiadające za poprawę funkcjonowania przedsiębiorstw. Na początku co prawda dotyczyło to wyłącznie zarządzania zasobami magazynowymi, ale szybko dostrzeżono potencjał we wdrażaniu programów komputerowych, zaczęto zatem szukać sposobów na zwiększenie jego funkcjonalności. Kolejnym ważnym krokiem w drodze do stworzenia wydolnego oprogramowania był system planowania potrzeb materiałowych. Został on ulepszony w latach 80. i wyposażony w dodatkowe funkcje – finanse, księgowość oraz kadry. To właśnie ten moment uważa się na powstanie nowoczesnego ERP, które do dzisiaj jest ulepszane i dostosowywane do standardów nowoczesnych urządzeń. Tworzenie dedykowanego oprogramowania zawsze jest następstwem potrzeby zwiększenia efektywności w danym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa. Im większa potrzeba, tym większa konieczność stworzenia odpowiedniego rozwiązania.

Od niedawna popularność zdobywa unowocześniona wersja ERP umożliwiająca przede wszystkim pracę on-line. Dostęp do przeglądarek internetowych to jednak nie jedyna funkcja, o którą został wzbogacony nowy standard systemów planowania zasobami przedsiębiorstwa. Nie można tu nie wspomnieć o takich dodatkowych opcjach jak możliwość korzystania z nowoczesnych metod zarządzania kontaktami z klientem (CRM), narzędzia analitycznego (Business Intelligence). Nie bez znaczenia jest też możliwość budowania serwisów internetowych z dostępem dla zleceniodawców i współpracowników.

Nie da się ukryć, że oprogramowania ERP pozwalają na lepszą, wygodniejszą i efektywniejszą pracę. Podstawowym atutem wdrożenia tych systemów jest znaczące obniżenie kosztów pracy i błyskawiczny zwrot inwestycji. Jeśli dodatkowo zwrócimy uwagę na zwiększenie kontroli nad funkcjonowaniem firmy i wszystkimi zachodzącymi w jej strukturach procesami, to bardzo szybko możemy się przekonać, że opłacalność tej inwestycji jest naprawdę wysoka.

Zarządzanie pracownikami

Jednym z podstawowych czynników wpływających na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa są oczywiście pracownicy. O ile firma nie jest duża i zatrudnia kilkanaście osób, to kontrolowanie ich pracy (zarówno pod kątem jej jakości, jak i czasu) jest stosunkowo proste i nie generuje żadnych kłopotów. Problem jednak zaczyna się w momencie, w którym liczba pracowników się zwiększa – co jest przecież naturalną konsekwencją rozwoju przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji trzeba znaleźć inny sposób przeprowadzania ewidencji. Czy w tym obszarze efekt pracy informatyków również okaże się pomocny? Program do obliczania czasu pracy zdecydowanie będzie wybawieniem. Systemy ERP przydają się nie tylko w przypadku zoptymalizowania procesów związanych z księgowością czy finansami. Dorze przemyślane zarządzanie zasobami ludzkimi to element funkcjonowania przedsiębiorstwa, który zdecydowanie poprawia jego obroty. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu możemy znacząco uprościć takie proces obsługi płacowej, okresowych ocen pracowników oraz ewidencji czasu pracy.

ERP to jednak nie tylko określanie wydajności osób zatrudnionych. To przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa ich danych osobowych, sprawniejsza obsługa kadrowo-płacowa, skuteczniejsze oceny pracowników wystawiane na podstawie jasno określonych danych oraz efektywniejsze planowanie rozwoju ich kariery. Każda zatrudniona osoba ma swoje predyspozycje i indywidualne umiejętności, które dzięki wykorzystaniu takiego oprogramowania można dostrzec i odpowiednio wykorzystać. Może pracownik lepiej sprawdzi się w innym dziale, gdzie jego wydajność będzie dużo większa? Takie informacje byłyby trudne do zdobycia w inny sposób, a dzięki wdrożeniu odpowiednich oprogramowań, możemy śmiało spojrzeć na naszych pracowników w nieco szerszym spektrum. Program do ewidencji czasu pracy przyda się też podczas prób podniesienia jakości świadczonych przez firmę usług. Bardzo łatwo dostrzeżemy, które procesy są najbardziej czasochłonne, które możemy zautomatyzować, a na którym należy poświęcić więcej uwagi. Nie ma się zatem co dziwić, że coraz więcej przedsiębiorców rozumie konieczność stosowania takich systemów. Co więcej, na pewnym etapie rozwoju naszej firmy, ich wdrożenie jest w zasadzie niezbędne – nie ma nic gorszego niż chaos w dokumentacji czy w dziale HR. Rozwiązania informatyczne pozwalają na stworzenie wydajnego i wygodnego sposobu obsługi tych procesów, które muszą być przeprowadzane z dbałością o najmniejsze detale.

Pomoc w Biurze Obsługi Klienta

Nie da się ukryć, że kontakt z klientem jest jednym z kluczowych elementów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego istnieje potrzeba usprawnienia trybu pracy osób pracujących w tzw. BOK-u. Istotnym terminem, który należy tutaj przywołać, jest helpdesk, czyli specjalnie powołany dział do szeroko rozumianego rozwiązywania problemów – na poziomie kontaktów z klientami oraz na poziomie wewnętrznym, kiedy pojawia się konieczność rozwiązywania trudności we wnętrzu firmy. Oprogramowanie helpdesk potrafi znacząco ułatwić taką pracę.

Na tym etapie widać już, że rozwój przedsiębiorstw to tak naprawdę złożony proces, który musi zostać odpowiednio przeprowadzony. Każdy biznesmen dąży do zwiększenia puli swoich klientów, jednak trzeba mieć na względzie, że będzie to równoznaczne z koniecznością zmiany w strukturach samej firmy, zatrudnieniu nowych osób i wdrożeniu odpowiednich systemów. Warto zatem szukać skutecznych i sprawdzonych rozwiązań informatycznych, dzięki którym nasza praca zostanie odpowiednio dostosowana do nowych warunków. Oprogramowanie na zamówienie ERP z pewnością pomoże nam wprowadzić nową jakość w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Pytanie tylko, na który z dostępnych na rynku systemów powinniśmy się zdecydować?

Jak znaleźć odpowiednie oprogramowanie?

Obecnie na rynku można znaleźć ogromną liczbę propozycji, które mogą przydać się zarówno w pracy działu kadr, zarządzaniu księgowością czy optymalizacją, jak i unowocześnieniu wewnętrznych systemów obsługujących listę klientów. Wszystko oczywiście zależy od naszych potrzeb. Uniwersalnie skutecznym sposobem na znalezienie odpowiedniego oprogramowania ERP będzie oczywiście precyzyjne zdefiniowanie naszych potrzeb. Jeśli firma się rozbudowuje, to na jakie aspekty jej rozwoju chcemy postawić w pierwszej kolejności? Zwróćmy uwagę na to, co jest największym problemem w jej strukturach. Może chcemy zwiększyć efektywność procesów wdrażania nowych pracowników lub zwiększyć wydajność osób już zatrudnionych? Jak chcemy rozwiązać problemy z fakturami i księgowością, która zajmuje coraz więcej czasu? Nie da się odpowiedzieć jednoznacznie, które oprogramowanie będzie najlepsze, jednak wiele z nich pozwala na całkowicie kompleksową obsługę naszej firmy. Zastanówmy się, czy chcemy wprowadzać pojedyncze programy, czy wolimy od razu wdrożyć jeden duży system, dzięki któremu usprawnimy pracę pracowników HR czy księgowości.

Firm informatycznych zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem oprogramowań planowania zasobów przedsiębiorstwa jest na rynku niemało i każda z nich stosuje nieco inne rozwiązania. Warto zauważyć, że czasami udostępniają one swoim potencjalnym klientom wersje demonstracyjne, dzięki czemu można zapoznać się z ich infrastruktura i wstępnie ocenić, czy rzeczywiście chcemy zdecydować się na akurat ten system. Nie ulega jednak wątpliwości, że informatyka odgrywa dzisiaj ogromną rolę w funkcjonowaniu i rozwoju przedsiębiorstw. Dzięki niej mamy szansę na wprowadzenie wielu usprawnień i udogodnień, które zauważalnie ułatwiają pracę i optymalizują kluczowe procesy. ERP przeszło niemałą drogę – od prymitywnych programów wykorzystywanych do obsługi zasobów magazynowych po skomplikowane systemy łączące w sobie wiele zróżnicowanych funkcji pozwalających na stworzenie swojego rodzaju „centrum dowodzenia przedsiębiorstwem”. Ta ewolucja zdecydowanie demonstruje konieczność projektowania takich oprogramowań. Ponad 50 lat ich historii bezpośrednio udowadnia nie tylko ich przydatność, ale przede wszystkim ogromną rolę w biznesie i przemyśle. W celu znalezienia odpowiednich systemów na pewno warto skontaktować się z EXERGY GROUP, czyli firmą, która dzięki swojemu doświadczeniu oraz wysokim umiejętnościom tworzy niezawodne oprogramowania podnoszące komfort prowadzenia własnych działalności.